교수님에게 보내는 이메일 작성 방법 예시
교수님에게 공식적인 이메일 보내는 작성 방법과 이메일 예시입니다. 교수님에게 이메일 보내는 기본 방법과 대체 시험 관련 이메일 예시, 빨리 읽게 하는 제목, 많이 하는 잘못된 이메일 유형 모음입니다.
교수님에게 이메일 작성 방법 예시
공식적인 이메일 보내는 기본 방법 예시
가. 교수님에게 이메일 보내는 기본 방법
교수님에게 보내는 메일은 사회생활에 사용하는 문서이며 서류를 작성한다는 마음으로 쓰는 것이 기본입니다. 시험에 참석할 수 없는 상황이나, 성적을 조정해 줬으면 하는 메일을 보내는 방법 설명입니다.
1. 공식적인 메일 제목
메일 제목은 보내는 사람 이름과 과, 학번, 어떤 내용의 메일인지 제목만 봐도 이해할 수 있어야 합니다. 이유는 누가 보낸 건지, 어떤 용건인지를 제목에 넣어야 스팸 메일과 구분되며, 메일을 삭제하거나 스팸 메일함으로 바로가지 않습니다.
그리고 메일을 근거로 학점을 올려 주거나 시험 대신 과제로 대체하려면 교수님도 그런 행위를 한 객관적인 근거(문서)가 있어야 합니다.
2. 내용은 인사로 시작합니다.
메일의 첫 내용은 공식 문서처럼 인사로 시작합니다. 인사 없이 자기 필요한 이야기만 하는 무례한 메일이나 과잉 예절이 들어가 너무 긴 인사도 서로의 시간을 빼앗기 때문에 하지 않습니다.
교수님을 사랑한다거나, 존경한다거나, 수업이 너무 좋았다거나, 감동적인 시처럼 내용을 쓰면 "아쉬운 소리를 하는구나"로 취급되거나 너무 길면 메일의 목적을 파악할 수 없거나, 파악하는 데 어려움이 있을 수 있습니다. 인사도 없는 예절 없는 메일이나 과잉 예절도 비매너에 속합니다.
3. 용건은 선명하게
용건에 "어떤 문제가 있고, 그래서 어떻게 하고 싶은지" 선명하게 있어야 합니다. 필요 없는 내용은 삭제하는데, 필요 없는 내용이란 그 말을 지워도 용건이 전달되면 필요 없는 내용입니다.
부탁이나 요구하려면 객관적인 근거가 있어야 합니다.
"이 과목은 정말 열심히 공부했습니다. 그런데 b0 학점은 너무 실망스럽습니다. 교수님 이번 학기에 이 과목 정말 열심히 공부했으니 a로 올려주시면 안 되나요?"
이런 내용의 메일이 너무 많은데 이 메일의 내용은 "자기애"가 가득한 주관적인 메일 입니다. "열심히 한 흔적은 답안지에 있는데..."라는 것이 교수님들 생각입니다.
학생의 상황을 반영하려면 객관적인 내용이 있어야 그 내용을 근거로 조치를 할 수 있습니다.
"3번째 000문제에 XYZ라고 답을 썼는데, 이 문제를 XYYS의 해결 방법 제시로 해석해서 답을 했습니다. 그러니 다시 한번 검토해 주실 수는 없나요?"라고 보내야 객관적인 근거가 됩니다.
4. 공문서 작성 요령
제목은 문서 내용을 쉽게 알 수 있도록 간단하고 명확하게 작성합니다. "누가", "어떤 문제로", 받는 사람이 어떻게 하면 되는지 "협조 요청", "검토 요청", "확인 요청"을 포함합니다.
- 내용은 숫자를 붙여서 나열합니다. 숫자 "1.", "2."로 시작하거나 "가.", "나."로 나열합니다.
- 어떤 문제, 어떤 행사 관련인지 객관적으로 적습니다.
- 메일을 받는 사람이 어떻게 하기를 바라는지 적습니다.
마지막에는 문서 내용이 더 이상 없다는 끝을 표시합니다. 끝인사와 "김철수 드림"으로 끝을 표시합니다.
나. 대체 시험 관련 메일 예시
"제목 : 김철수(심리학과 2020XXX) 영문학 개론 대체 시험 관련 문의드립니다."
"내용 : 안녕하세요. 교수님 심리학과 2020XXX(학번) 김철수입니다."
다름이 아니라 코로나 확진 판정을 받아서 내일 오후 3시에 예정된 영문학 개론 대면 시험에 응시할 수 없게 되었습니다.
혹시 시험을 대체할 수 있는 다른 방법이 없을지 궁금해서 메일을 남깁니다.
감사합니다.
김철수 드림
이 메일에는 시험을 치르지 못하는 이유 "코로나 확진 판정"과 학생이 원하는 요구사항 "시험을 대체할 다른 방법을 주세요"가 정확하게 들어있습니다.
"정확한 확진 판정 날짜가 있는 확인서를" 제출하고 "000 과제"를 언제까지 제출하는 것으로 대체할 수 있도록 하겠다.라는 답변을 받을 수 있을 것 같습니다.
다. 재미있는 교수님 메일 빨리 읽게 하는 방법
진지함을 조금 뺀 내용으로 메일 확인을 잘하지 않는 교수님에게 빨리 읽게 제목을 적는 방법입니다. 제목에 대괄호는 필수인데 공식 이메일을 흉내 내려는 의도가 있습니다.
[ 2학기 연구실 지원비 조정 관련 ] 교수님들도 동의하는 바로 읽어 볼 제목 1위입니다. 아무래도 연구실 지원비용 조정은 민감하죠.
[ 정부 지원금 관련 연봉 조정 지침 ] 교수님도 연봉에는 민감하기에 바로 읽게 된다고 합니다.
[ 교수님 논문 중에 궁금한 내용 질문 ]
[ 앗! 대학원생 타이어보다 싸다! ]
[ 민방위 연령 연장, 소집통지서 ]
[ 서울중앙지검 연구실 환경 물질 배출 관련 출두 명령 ] 이건 선 넘었네.
라. 많이 하는 잘못된 이메일 유형 모음
제목이 "스팸 메일" 같아서 클릭하지 않을 것 같은 제목입니다.
ⓐ "제목없음", ⓑ "안녕하세요 교수님", ⓒ "긴급하게 문의드립니다." ⓓ "중요한 메일입니다. ㅠㅠ"
제목에 보내는 사람은 누구인지, 메일이 어떤 내용인지 알 수 없어서 확인하고 싶지 않습니다. 교수님도 바쁜데 이렇게 배려심 없는 메일을 보내면 안 됩니다.
잘못된 메일 내용으로는 "이 성적은 내가 받을 성적이 아니다"라는 화를 내는 내용도 많습니다. "내 시험지를 제대로 읽어봤을 리가 없어"라는 확신(뉘앙스)이 담겨 있는 내용도 상황 변화에 도움이 안 됩니다.
줄임말이나 유행어 "레알~", 아기처럼 "~했어여", "ㅠㅠ", "ㅋㅋ" 같은 내용은 진지한 메일인지 의심스럽습니다.
메일 내용에 "제곧내"라는 3글자만 있는 메일도 있었다고 합니다. 뜻은 제목이 곧 내용. 동생이나 친구에게 쓰는 방식을 교수님에게, 부탁하는 상황에 보낸다니 읽는 사람이 이해하기도 어렵지만 절대로 긍정적인 변화(?)를 기대할 수 없지 않을까요?
이상은 교수님에게 보내는 이메일 작성 방법 예시입니다.
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