회의 기획 육하원칙(5W1H) 활용해서 준비 방법 예시
회의를 위한 회의가 아닌 육하원칙(5W1H)을 활용한 회의 기획 방법. Why부터 How까지, 회의 전 반드시 체크해야 할 6가지 질문과 실전 예시로 누구나 쉽게 효율적인 회의를 만들 수 있어요.
회의 기획 육하원칙(5W1H) 활용해서 준비하는 방법 예시
"회의를 위한 회의"가 아닌 효율적인 회의, 시간을 투자한 만큼 확실한 결과가 있는 회의 기획. 기획의 기본인 '육하원칙(5W1H)'을 적용하면 명확해집니다.
솔직히 회의만큼 시간 낭비처럼 느껴지는 일도 드물죠. 분명 중요한 이야기를 하려고 모였는데, 이야기가 산으로 가거나 결국 "다음 회의 때 다시 논의합시다"로 끝나버리는 경우... 정말 허탈합니다.
이렇게 되는 가장 큰 이유는 바로 '기획 없는 회의' 때문이에요. 회의하기 전에 무엇을, 왜, 누구와 이야기할지 명확하게 준비하지 않았기 때문이죠. 회의 기획은 여행 계획을 짜는 것과 같아요. 어디로 갈지(목표), 언제 떠날지(시간), 누구와 갈지(참석자)를 정해야 비로소 짐을 싸기 시작할 수 있는 것처럼 말이죠.
회의 계획 '육하원칙(5W1H)'으로 적용 방법
회의 기획은 목표를 명확하게 하는 것이 중요합니다.
이 회의가 끝나면 '무엇'을 결정하거나 '무엇'을 해야 하는지 확실히 알아야 하죠. 불필요한 논쟁을 줄이고, 결정된 사항을 '누가', '언제까지' 할지 정해 실행력을 높이는 것이 중요합니다.
육하원칙은 기사 작성의 기본 공식지만, 사실 모든 커뮤니케이션과 기획에 적용되는 만능 치트키랍니다. 이 6가지 질문에 답을 채우는 것만으로도 회의의 설계도가 완성됩니다.
1. 왜 (Why) 회의하는 진짜 이유?
회의 기획의 첫 단추는 바로 '왜 이 회의를 하는가?'에 대한 답입니다. 이걸 정하지 않으면 회의는 그냥 '수다 타임'이 되어버려요.
"이 회의를 통해 궁극적으로 얻고자 하는 것은 무엇인가?"
"새로운 마케팅 방안 논의"보다는 세부적으로 "다음 달 신제품 출시를 위한 소셜 미디어 마케팅 캠페인 A/B/C 안 중 최종 1개 안을 결정하고 담당자를 배정한다."라고 명확하게
이렇게 Why가 명확해야 회의에 참석한 사람들이 '우리가 오늘 뭘 해야 하는지' 정확히 알고 거기에 맞춰 자료를 준비하고 논의할 수 있습니다.
회의 목적을 유형별로 예시하면
- 의사결정 회의는 "A안과 B안 중 하나를 선택"
- 문제해결 회의는 "고객 불만 감소 방안 3가지 도출"
- 정보공유 회의는 "신규 프로세스 전 직원 숙지"
- 브레인스토밍 회의는 "신제품 아이디어 최소 10개 이상 수집"
2. 무엇을 (What) 다룰 핵심 주제와 목표
'왜' 회의를 하는지 알았다면, 이제 '무엇'을 논의할지 구체적인 주제를 정해야 합니다. What은 Why를 달성하기 위한 구체적인 '의제(Agenda)'가 됩니다.
"Why를 달성하기 위해 논의할 핵심 주제는 무엇인가?"
의제를 작성하는 방법
- 의제를 3~5개 정도로 줄이세요 (너무 많으면 집중력이 분산)
- 각 의제마다 예상 소요 시간을 표시하세요
- 우선순위를 매겨 중요한 것부터 다루세요
3. 누가 (Who) 참석자와 필요한 역할
모든 회의에 모두가 참석할 필요는 없습니다. Who는 결정에 권한이 있고, 정보를 제공할 수 있으며, 결정된 사항을 실행할 사람으로 최소화해야 합니다.
"이 주제에 대해 결정하거나, 실행하거나, 중요한 정보를 가진 사람은 누구인가?"
참석자를 분류하는 방법
- 필수 참석자(Must): 의사결정권자, 핵심 실무자
- 선택 참석자(Optional): 참고 의견 제공자, 관련 부서 담당자
- 정보 공유 대상: 회의 결과만 전달받아도 되는 사람
참석자를 정하는 쉬운 예시
- 마케팅 전략 회의: 마케팅 팀장(결정권), 실무 담당자(정보 제공), 유관 부서 팀원(실행 담당)만 초대
- 회의록 공유: 영업팀, 고객서비스팀 (정보 제공만 필요)
만약 '정보 제공만 필요한 사람'이라면, 회의 대신 회의 자료만 공유하고 나중에 피드백을 받는 것도 효율적입니다. 7명 이상이 모이면 회의 효율이 급격히 떨어진다는 연구 결과도 있어요.
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4. 언제 (When) 일정, 시간, 그리고 마감 기한
When은 회의의 시작과 끝 시간을 정하는 것 외에도, 회의 후 결정 사항의 마감 기한까지 포함합니다.
"회의는 언제 시작해서 언제 끝날 것인가? 각 주제별로 할당할 시간은?"
회의 시간표 작성하기
- 10:00~10:05 (5분): 도입 및 목표 공유
- 10:05~10:20 (15분): A안 논의
- 10:20~10:35 (15분): B안 논의
- 10:35~10:45 (10분): 최종 결정 및 실행 계획 수립
마감 기한을 정하기
- "결정된 B안의 최종 보고서는 3일 뒤 수요일 18시까지 제출"
- "샘플 제작은 다음 주 금요일까지 완료"
효율적인 회의 시간 설정하는 방법
- 회의는 30분 또는 50분으로 설정 (1시간은 너무 길어요)
- 아침 10시나 오후 3시가 집중도가 높은 시간대
- 금요일 오후나 점심시간 직전은 피하세요
- 회의 시작 전 5분 버퍼를 두어 늦는 사람을 기다리지 마세요
회의 시작 전에 이 시간표를 공유하고, 타임키퍼(시간 관리 담당자)를 지정해서 "지금 A안에 할당된 시간이 1분 남았습니다!"처럼 냉정하게 알려주는 것이 좋습니다.
5. 어디서 (Where): 물리적 또는 온라인 공간
요즘은 비대면 회의도 많아졌죠. Where는 회의가 진행될 장소와 방식을 명확히 합니다.
"온라인인가 오프라인인가? 필요한 장비는 준비되었는가?"
- "장소: 5층 대회의실"
- "온라인 참가자를 위한 줌 링크: (URL 첨부)"
- "준비물: 팀별 개인 노트북 지참, 마케팅 자료 1부씩 출력"
회의 장소 선택 가이드
- 대면 회의: 브레인스토밍, 민감한 주제, 팀 빌딩
- 온라인 회의: 정보 공유, 정기 업데이트, 원격 근무자 포함
- 하이브리드: 일부는 회의실, 일부는 온라인 접속
온라인 회의 체크리스트
- 접속 링크와 비밀번호 사전 공유
- 회의 10분 전 접속 테스트
- 화면 공유 자료 미리 준비
- 참석자들의 마이크/카메라 사용 규칙 명시
6. 어떻게 (How) 진행 방식과 필요한 자료
How는 회의를 어떻게 진행할지에 대한 방법론입니다. 단순한 토론인지, 투표로 결정할 것인지, 아니면 전문가의 발표를 먼저 들을 것인지 등을 정합니다.
"결론을 도출하기 위해 어떤 방식으로 진행할 것인가? 참석자들이 미리 봐야 할 자료는 무엇인가?"
진행 방식 예시
- "각 안건별로 3분 발표 후 7분 자유 토론"
- "최종 결정은 거수 투표로 진행"
- "찬반 의견을 포스트잇에 적어 보드에 붙이기"
사전 준비 자료 예시
- "회의 24시간 전까지 첨부된 '신제품 마케팅 전략 요약 보고서(3장 분량)' 필독"
- "각자 아이디어 3개씩 생각해오기"
회의 진행 방식 4가지 유형 예시
- 라운드 로빈: 모든 참석자가 순서대로 의견 제시
- 포스트잇 브레인스토밍: 각자 아이디어를 적어 붙인 후 분류
- 투표제: 여러 안 중 선택할 때 효과적
- 의사결정 매트릭스: 기준별로 점수를 매겨 비교
회의 기획은 완벽하게 끝났나요? 그렇다면 이제 실전 진행이 남았습니다!
다음 글에서는 회의 오프닝부터 클로징까지, 회의 중 마주치는 모든 상황에 대한 실전 노하우를 알려드릴게요. ▶ [2편 보러가기: 회의 진행의 달인 되기!]
시간은 우리의 가장 소중한 자산입니다. 회의에 쓰는 시간이 아깝지 않도록, 오늘 배운 육하원칙으로 모든 회의를 가치 있게 만들어보세요!
이 글이 여러분의 효율적인 회의와 회의 기획에 큰 도움이 되었기를 바라며, 다음에도 유용한 정보로 찾아오겠습니다! 궁금한 점이나 실제 적용 후기가 있다면 언제든지 댓글로 남겨주세요!